MAINTENANCE HARDWARE DAN SOFTWARE

Spesifikasi tehnis

Hardware Maintenance

• Windows / operating system maintenance ( Clean up temporary files , Clean up spy ware / spammers , Virus Cleaning , Defragmenting system ).
• Monthly report

Spesifikasi non tehnis

• Free IT Consultation ( hardware & software requirement )
• Data backup
• Monthly report

Tools

• Application Software , Original Windows , Original Microsoft Office
• Compact Disk for Data Backup
• Virus cleaner
  

IT Outsourcing

Hardware

• Personal computer
• Printer
• In focus

Software

• Open Source Software application

Brainware

• Tehnician
• Project admin / Control
• Programer
• System analyst
• Etc.

Just $150 / month

MEMBANDINGKAN KEMAMPUAN PERUSAHAAN SENDIRI DENGAN OUTSOURCING.

Memutuskan untuk memilih apakah untuk pertama kali nya melakukan outsourcing atau melanjutkan outsourcing memerlukan proses yang cukup kompleks. Bahkan sebelum memutuskan hal tersebut, perlu dilakukan audit secara obyektif atau dilakukan appraisal atas aktivitas-aktivitas yang ingin dioutsourcekan. Audit ini termasuk penilaian secara lugas dan realistik tentang kemampuan sendiri dibandingkan dengan kemampuan yang diperlukan atau hasil kinerja sendiri dengan hasil kinerja yang seharusnya diharapkan. Setelah audit yang diperlukan sudah dilaksanakan, maka perlu dipilih beberapa alternatif outsourcing.

Beberapa pertimbangan yang mungkin dapat digunakan untuk membantu proses pengambilan keputusan apakah melakukan outsourcing atau tidak adalah antara lain pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut :
* Bagaimana kinerja standar untuk industri tertentu telah berubah dalam arti mutu, kecepatan
dan tingkat pelayanan ?
* Bagaimana benchmark kinerja dari perusahaan skala dunia ?
* Bagaimana hasil kinerja perusahaan sendiri ?
* Berapa biaya aktivitas yang dilakukan sendiri tersebut ?
* Berapa biaya apabila aktivitas yang dimaksud dioutsourcekan ?
* Apakah kinerja sendiri dapat diperbaiki secara berarti dengan mengacu pada benchmark tanpa melakukan outsourcing ?
* Apakah volume pekerjaaan cukup untuk mengembangkan perbaikan secara radikal dengan
cukup ekonomis ?
* Apakah perusahaan mempunyai kemampuan untuk melakukan perubahan dan perbaikan
secara radikal yang akan mendekati pada benchmark ?
* Untuk kegiatan yang sama apakah perusahaan kompetitor melakukan outsourcing ?

Berdasarkan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan tersebut di atas, pimpinan perusahaan akan lebih mampu menjawab apakah cukup melakukan sendiri perbaikan-perbaikan yang diperlukan, atau apakah perlu melakukan outsourcing atau melanjutkan melakukan outsourcing.
Apabila jawaban adalah melakukan outsourcing, maka pertanyaan-pertanyaan tersebut masih dapat dilanjutkan lagi misalnya :

• Aktivitas apa saja yang akan dioutsourcekan ?
• Atau bagian dari aktivitas yang mana yang diarencanakan akan dioutsourcekan ?
• Apakah akan dioutsourcekan sekaligus untuk jangka waktu yang lama ?
• Apakah dicoba dahulu dioutsourcekan untuk jangka waktu tertentu dahulu saja ?
• Kepada siapa akan dioutsourcekan ?
• Bagaimana memilih mitra outsource ?
• Bagaimana bentuk outsourcenya ?

Biasanya, keputusan untuk outsourcing dilakukan secara bertahap, yaitu per sub-aktivitas atau aktivitas dahulu, untuk jangka waktu pendek dahulu sambil diadakan evaluasi. Apabila ada tanda-tanda positif dan kemajuan, dilanjutkan dengan sub-aktivitas atau aktivitas lain lagi atau dapat diperpanjang lagi dan seterusnya.

BEBERAPA CONTOH OUTSOURCING DALAM BERBAGAI AKTIVITAS PERUSAHAAN
A. Di bidang logistik
B. Di bidang akuntansi
C. Di bidang manufaktur
D. Di bidang pemeliharaan
E. Di bidang sumber daya manusia

Sumber : Handbook Richardus Eko Indrajit - Richardus Joko Pranoto

OUTSOURCING BUKAN SEKEDAR KONTRAK BIASA

TIPE OUTSOURCING.

Dalam pengertian umum, istilah outsourcing diartikan sebagai contract (work) out seperti dapat ditemukan di Concise Oxford Dictionery, sedangkan mengenai kontrak itu sendiri, diartikan sebagai berikut.

‘Contract : to enter into or make a contract. From the Latin contractus, the past participle of
contrahere, to draw together, bring about or enter
into an agreement : con + trahere, to draw’ (Webster’s English Dictionery)

Juga dalam pengertian yang luas, dimana outsourcing sekedar diartikan sebagai penyerahan atau pengontrakan aktivitas perusahaan pada pihak ke tiga, dimana ada beberapa tipe yang dapat dikenali, antara lain adalah sebagai berikut ini.
* Contracting.
* Outsourcing.
* Insourcing.
* Co-sourcing.
* Benefit-based-relationship.

Sumber : Handbook Richardus Eko Indrajit - Richardus Joko Pranoto

FAKTOR PENYEBAB KEBERHASILAN OUTSOURCING.

The Outsourcing Institute, suatu lembaga yang didirikan di Amerika, yang melakukan riset mengenai perkembangan outsourcing ini, mengatakan bahwa menurut penelitian, ada 10 hal atau faktor yang menyebabkan keberhasilan langkah outsourcing, yaitu :

* Memahami maksud dan tujuan perusahaan.
* Memiliki visi dan perencanaan strategis.
* Memilih secara tepat service provider atau pemberi jasa.
* Melakukan pengawasan dan mengelolaan terus menerus terhadap hubungan antar perusahaan dan pemberi
jasa.
* Memiliki kontrak yang cukup tersusun dengan baik.
* Memelihara komunikasi yang baik dan terbuka dengan individu atau kelompok yang terkait.
* Mendapatkan dukungan dan keikutsertaan dari manajemen.
* Memberikan perhatian secara berhati-hati pada persoalan yang menyangkut karyawan.
* Memiliki justifikasi ekonomi dan keuangan yang layak.
* Menggunakan tenaga berpengalaman dari luar.

Mengenai peranan manajemen dalam outsourcing, dapat dikemukakan bahwa biasanya pendorong utama di belakang proyek atau usaha outsourcing sekurang-kurangnya berasal dari 3 tingkat manajemen dalam organisasi perusahaan, yaitu direksi, manajer senior dan manajer fungsional.

Sumber : Handbook Richardus Eko Indrajit - Richardus Joko Pranoto

ALASAN MENGAPA MELAKUKAN OUTSOURCING

Yaitu :

• Meningkatkan fokus perusahaan
• Memanfaatkan kemampuan kelas dunia
• Mempercepat keuntungan yang diperoleh dari reengineering
• Membagi risiko
• Sumberdaya sendiri dapat digunakan untuk kebutuhan-kebutuhan lain
• Memungkinkan tersedianya dana kapital
• Menciptakan dana segar
• Mengurangi dan mengendalikan biaya operasi
• Memperoleh sumber daya yang tidak dimiliki sendiri
• Memecahkan masalah yang sulit dikendalikan atau dikelola.

Melalui studi para ahli manajemen yang dilakukan sejak tahun 1991, termasuk survei yang dilakukan terhadap lebih dari 1.200 perusahaan, Outsourcing Institute mengumpulkan sejumla alasan mengapa perusahaan-perusahaan melakukan outsourcing terhadap aktivitas-aktivitasnya dan potensi keuntungan apa saja yang diharapkan diperoleh darinya. Potensi keuntungan atau alasan-alasan tersebut antara lain adalah untuk : untuk membantu proses pengambilan keputusan apakah melakukan outsourcing atau tidak ,antara lain melalui pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut :
• Bagaimana kinerja standar untuk industri tertentu telah berubah dalam arti mutu, kecepatan dan tingkat
pelayanan ?
• Bagaimana benchmark kinerja dari perusahaan skala dunia ?
• Bagaimana hasil kinerja perusahaan sendiri ?
• Berapa biaya aktivitas yang dilakukan sendiri tersebut ?
• Berapa biaya apabila aktivitas yang dimaksud dioutsource kan ?
• Apakah kinerja sendiri dapat diperbaiki secara berarti dengan mengacu pada benchmark tanpa melakukan
outsourcing ?
• Apakah volume pekerjaaan cukup untuk mengembangkan perbaikan secara radikal dengan cukup ekonomis ?
• Apakah perusahaan mempunyai kemampuan untuk melakukan perubahan dan perbaikan secara radikal
yang akan mendekati pada benchmark ?
• Untuk kegiatan yang sama apakah perusahaan kompetitor melakukan outsourcing ?

Aktivitas yang dapat dioutsourcekan adalah aktivitas penunjang, atau bukan aktivitas atau bisnis utama perusahaan (non core activities atau business) sedangkan bisnis utama tetap dilaksanakan sendiri.
Pertanyaannya adalah bagaimana menentukan apakah suatu aktivitas itu termasuk dalam core atau non core business ? Seringkali memang agak sukar untuk membedakan hal ini. Pertanyaan sebagai berikut mungkin dapat membantu dalam menjawab pertanyaan pokok ini, yaitu :

• Apakah hasil utama dari perusahaan itu ?
• Proses utama terakhir yang menghasilkan hasil utama tersebut dapat disebut sebagai core business.
• Alasan organisasi.
• Alasan perbaikan kinerja.
• Alasan keuangan.
• Alasan penghasilan.
• Alasan biaya.
• Alasan sumber daya manusia

Sumber : Handbook Richardus Eko Indrajit - Richardus Joko Pranoto

PEMIKIRAN DI BELAKANG OUTSOURCING

PEMIKIRAN DI BELAKANG OUTSOURCING

• Outsourcing dikenal mulai Tahun 1990 an.
• Salah satu hasil samping dari businesss process reengineering (BPR).
• BPR adalah pendekatan baru dalam manajemen yang bertujuan meningkatkan kinerja, yang sangat
berlainan dengan pendekatan lama yaitu continuous improvement process .
• “ outsourcing adalah transfer sebagian pekerjaan dari suatu aktivitas internal dan keputusan yang benar untuk penyedia luar, seperti yang tercantumdi suatu kontrak. Karena aktivitas itu berulang-ulang dan kontrak digunakan, outsourcing digunakan melalui konsultan. Sebagai suatu praktek, tidak hanya sekedar transfer aktivitas , tetapi juga dalamfaktor produksi dan seringkali dalam pengambilan keputusan juga. Faktor-faktor produksi adalah sumber daya yang membuat aktivitas terjadi itu termasukManusia, fasilitas-fasilitas, peralatan, teknologi, dan harta lainnya. Hak-hak keputusan adalah tanggung-jawab untuk membuat keputusan keputusan dari nsur-unsur yang tertentu dari aktivitas transfer." Maurice F.Greaver II

Sumber : Handbook Richardus Eko Indrajit - Richardus Joko Pranoto